Wenn Sie die verwendet haben Postfach-Bereinigungstool , dann haben Sie die Schaltfläche AutoArchivieren gesehen, aber Sie können vorsichtig sein, wie sie funktioniert und was sie tun wird. Hier ist, was es tut und wie Sie es verwenden können.



Wenn Sie auf die Schaltfläche AutoArchivieren klicken, durchläuft ein Prozess alle Ordner in Outlook und wendet alle von Ihnen eingerichteten AutoArchivierungsregeln an (keine Sorge, die Standardregel für die Autoarchivierung ist, nichts zu tun, sodass Sie keinen Schaden anrichten können Anklicken der Schaltfläche). Wenn Sie jedoch Ihre älteren Elemente in ein Archiv verschieben möchten, in dem sie nicht im Weg sind, können Sie den Vorgang mit AutoArchive automatisieren. Lassen Sie uns die Einrichtung und Ausführung durchgehen.

So aktivieren Sie die automatische Archivierung

Zuerst müssen Sie AutoArchive aktivieren und seine Einstellungen auswählen. Gehen Sie zu Datei > Optionen > Erweitert und klicken Sie dann auf die Schaltfläche AutoArchivierungseinstellungen.

Solange die Option AutoArchivierung ausführen alle deaktiviert ist (Standardeinstellung), wird AutoArchivierung nie ausgeführt.

Sobald Sie die Option AutoArchivieren alle ausführen aktiviert haben, sind jetzt alle Optionen verfügbar.

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nicht wie Ordnerbereinigung , das ein Einstellungsfenster in den Dateioptionen hat und es Ihnen dann ermöglicht, diese Einstellungen für jeden beliebigen Ordner als manuelle Aufgabe auszuführen. Die hier gezeigten AutoArchivierungseinstellungen sind die Standardeinstellungen. Jeder Ordner, bei dem AutoArchivierung aktiviert ist, kann diese Standardeinstellungen verwenden, oder Sie können unterschiedliche Einstellungen für verschiedene Ordner verwenden, wenn Sie möchten. Wir werden später durchgehen, wie das geht, aber schauen wir uns zunächst die Standardeinstellungen an.

So richten Sie die AutoArchivierung ein

Als erstes ist zu beachten, dass AutoArchive nach dem Einschalten alle 14 Tage ausgeführt wird. Sie können dies mit den Pfeilen nach oben und unten ändern oder indem Sie eine Zahl eingeben, und Sie können einen beliebigen Wert zwischen 1 und 60 Tagen auswählen. Sie können eine beliebige zweistellige Zahl eingeben, aber wenn es mehr als 60 ist, zeigt Outlook eine Fehlermeldung an, wenn Sie auf OK klicken, und Sie müssen den Wert ändern, bevor Sie speichern können.

Die nächste Option – Eingabeaufforderung vor Ausführung der AutoArchivierung – bietet Ihnen die Möglichkeit, dass Outlook Ihnen eine Eingabeaufforderung anzeigt, bevor die AutoArchivierung ausgeführt wird. Mit dieser Eingabeaufforderung können Sie die Einstellungen überprüfen oder diese Ausführung der AutoArchivierung bei Bedarf abbrechen.

Die restlichen Einstellungen beziehen sich darauf, welche Elemente archiviert werden und was während des Archivierungsvorgangs passiert. Die erste Option hier – Abgelaufene Elemente löschen (nur E-Mail-Ordner) – bezieht sich auf E-Mails, denen ein Ablaufdatum hinzugefügt wurde. Dies hat keine Auswirkungen auf Aufgaben oder Ereignisse, selbst wenn Sie die AutoArchivierung für diese Ordner aktivieren.

Die restlichen Einstellungen gelten für alle Elemente, nicht nur für E-Mails. Dies bedeutet Kalenderereignisse, Aufgaben, Notizen und Journaleinträge.

Angenommen, Sie lassen Archivieren oder löschen alte Elemente aktiviert, sind die Standardeinstellungen für Outlook, Elemente, die älter als 6 Monate sind, in eine neue, separate PST-Datei namens Archiv (standardmäßig) zu verschieben und diese im Navigationsbereich in Outlook sichtbar zu machen Sie können jederzeit auf die archivierten Elemente zugreifen. Sie können den Wert Elemente bereinigen älter als auf einen Wert zwischen 1 Tag und 60 Monaten ändern, eine andere PST-Datei zum Archivieren der Elemente auswählen oder alte Elemente dauerhaft löschen.

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Beachten Sie, dass dieser Löschvorgang den Ordner 'Gelöschte Elemente' umgeht und Ihre Elemente vollständig aus Outlook gelöscht werden. Sie können je nach Ihren Einstellungen möglicherweise noch auf Ihrem Mailserver darauf zugreifen, aber Sie sollten sich nicht darauf verlassen. Wählen Sie diese Option nur, wenn Sie die Elemente für immer löschen möchten.

Wenn Sie auf OK klicken, wird AutoArchive aktiviert. Es wird ab heute in Übereinstimmung mit dem von Ihnen ausgewählten Wert (standardmäßig alle 14 Tage) AutoArchivierung ausführen ausgeführt. Wenn Sie es also einmal einschalten, sollten Sie damit rechnen, dass es ziemlich schnell läuft. In unseren Tests dauerte es weniger als zehn Minuten zwischen dem Einschalten und dem Erhalt der Aufforderung, dass AutoArchive ausgeführt werden würde. AutoArchive wird standardmäßig nur in einigen Ordnern ausgeführt. Wenn Sie also möchten, dass es in bestimmten Ordnern ausgeführt wird – oder Sie die Ausführung in verschiedenen Ordnern anpassen möchten – lesen Sie weiter.

So aktivieren und passen Sie AutoArchive für verschiedene Ordner an

Wenn Sie AutoArchive aktivieren, wird es standardmäßig nur für die folgenden Ordner ausgeführt:

  • Gesendete Objekte
  • Gelöschte Elemente
  • Kalander
  • Aufgaben

Wenn Sie möchten, dass es in einem anderen Ordner ausgeführt wird, müssen Sie es für jeden Ordner aktivieren (oder es in einem der vier Ordner deaktivieren, für das es nicht ausgeführt werden soll). Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Ordner im Navigationsbereich und klicken Sie auf Eigenschaften.

Sie können auch auf die Ordnereigenschaften zugreifen, indem Sie im Menüband Ordner > Ordnereigenschaften auswählen. (Bei Ordnern wie Kalender und Aufgaben, die nicht im Navigationsbereich angezeigt werden, ist dies die einzige Möglichkeit, auf die Ordnereigenschaften zuzugreifen.) Es gibt auch die Option, direkt zu den AutoArchivierungseinstellungen zu wechseln, wodurch Sie einen Schritt erspart haben, sobald Sie re in den Ordnereigenschaften.

Klicken Sie im Fenster Ordnereigenschaften auf die Registerkarte AutoArchivierung, um auf die Einstellungen für diesen Ordner zuzugreifen.

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Bei den meisten Ordnern ist die Einstellung Elemente in diesem Ordner nicht archivieren standardmäßig aktiviert. Dies bedeutet, dass der Ordner beim Ausführen des AutoArchivierungsvorgangs ignoriert wird und keine Elemente darin archiviert werden. Wenn der Ordner eingeschlossen werden soll, schalten Sie die Option Elemente in diesem Ordner mit den Standardeinstellungen archivieren ein.

Wenn Sie möchten, dass sich die AutoArchivierungseinstellungen für diesen Ordner von den Standardeinstellungen unterscheiden, schalten Sie diesen Ordner mit diesen Einstellungen archivieren ein und ändern Sie die Einstellungen nach Ihren Wünschen.

Wenn Sie zu irgendeinem Zeitpunkt die Einstellungen für alle Ordner ändern möchten, können Sie zu Datei > Optionen > Erweitert > AutoArchivierungseinstellungen zurückkehren und auf die Schaltfläche Diese Einstellungen jetzt auf alle Ordner anwenden klicken. Dadurch werden alle Ordner so geändert, dass die Archivelemente in diesem Ordner mit den Standardeinstellungen aktiviert sind.

Sobald Sie die AutoArchive-Standardeinstellungen und die Einstellungen pro Ordner so eingerichtet haben, wie Sie es möchten, können Sie den Prozess im Hintergrund laufen lassen, Speicherplatz für Sie freigeben und Ihre Ordner davor bewahren, zu aufgebläht zu werden.

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