Mann schaut sich E-Mails auf einem Laptop an

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Das Problem beim Aufbewahren von E-Mails in einem großen Archiv besteht darin, bestimmte Nachrichten wiederzufinden. Die Leute erstellen also einen zusätzlichen Ordner und dann zwei und werden dann geladen! Verwenden Sie diese Techniken anstelle von Ordnern, um Ihr Archiv zu organisieren.



Wie (und warum) Sie Ihre Nachrichten markieren

Wir empfehlen nur deine E-Mail archivieren . So lässt es sich am besten organisieren. Verschwenden Sie keine Zeit damit, Nachrichten in Ordner Ihres E-Mail-Clients zu verschieben – legen Sie alles in einem Archivordner ab. Klicken Sie beispielsweise in Gmail einfach auf die Schaltfläche Archivieren.

Wenn Sie jedoch keine Ordner haben, wie ordnen Sie Ihre Nachrichten so an, dass sie leicht abgerufen werden können? Die Antwort ist einfach: Tagging.

Der größte Vorteil der Verwendung von Tags anstelle von Ordnern besteht darin, dass Sie nicht gezwungen sind, eine E-Mail in nur einen Ordner zu stecken. Mit dem Tagging müssen Sie nicht mehr entscheiden, ob diese E-Mail zu einem Lieferantenproblem in einem Kundenprojekt in den Lieferantenordner, Kundenordner, Projektordner oder den Ordner 'Lessons Learned' verschoben wird. Sie fügen der E-Mail einfach die entsprechenden Tags hinzu und können sie dann leicht wiederfinden, unabhängig davon, ob Sie E-Mails zu diesem Anbieter, Kunden usw. suchen möchten.

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Wenn Sie von einem ordnerbasierten System zu einem einzelnen Archiv wechseln, ist das Tagging der Schlüssel, um Dinge später wiederzufinden. Sie können massenweise taggen. Wenn Sie also einen Ordner für einen Kunden haben, können Sie jedes Element darin mit dem Namen dieses Kunden kennzeichnen, bevor Sie es in Ihr Archiv verschieben. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass es leicht wiederzufinden ist.

Das Beste daran ist, dass das Tagging in (fast) jeder modernen E-Mail-App einfach ist. Selbst wenn Sie Ordner behalten, ist das Tagging so nützlich, dass wir es trotzdem empfehlen.

Kategorisieren in Outlook

In Outlook wird das Tagging als Kategorisieren bezeichnet. Sie können beliebig viele Kategorien erstellen, ihnen Farben zuweisen und sie dann anwenden auf irgendetwas in Outlook – E-Mails, Kalenderereignisse, Aufgaben, Notizen und sogar Kontakte. Dies erleichtert nicht nur die Suche, sondern hebt Ihre Outlook-Inhalte auch farblich hervor. Wenn Sie beispielsweise eine Kategorie für ein Projekt erstellen und ihm eine bestimmte Farbe zuweisen – sagen wir lila – können Sie jedes zugehörige Element mit dieser Kategorie markieren. Ohne etwas zu lesen, wissen Sie, dass jede lila E-Mail, jedes Kalenderereignis, jede Aufgabe, jede Notiz oder jeder Kontakt mit diesem Projekt verknüpft ist. Kategorien sind noch nicht in der mobilen Outlook-App verfügbar, daher müssen Sie Ihre Kategorisierung im Client oder in der Web-App vornehmen.

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Wann Kategorisieren Ihrer Post , können Sie alles in einem einzigen Ordner kategorisieren, indem Sie alle E-Mails auswählen (mit der Tastenkombination Strg+A) und dann die gewünschte Kategorie – oder Kategorien – auswählen. Du kannst sogar Ändern Sie Ihre Archivordneransicht so dass es E-Mails nach Kategorien gruppiert, die eine Ordnerstruktur nachahmen. Dann profitieren Sie vom Tagging und den Vorteil einer Ordneransicht.

Kennzeichnung in Gmail

In Gmail wird das Tagging als Labeling bezeichnet und funktioniert sowohl im Web als auch in mobilen Apps. Wie in Outlook können Sie Erstellen Sie so viele Etiketten wie Sie möchten (irgendwie – es gibt ein Limit von 5.000, nach dem Google sagt, dass Sie möglicherweise Leistungsprobleme haben, aber nur wenige Leute tun dies) und weisen Sie ihnen Farben zu. Du kannst auch Filter erstellen, um E-Mails mit Labels zu versehen automatisch nach beliebigen Kriterien.

Labels sind zu einem intuitiven und integralen Bestandteil der Google Mail-Erfahrung geworden, hauptsächlich weil Sie keine Ordner hinzufügen können. Lassen Sie sich also beschriften und sehen Sie, wie Ihr Postfach zu einem völlig anderen – und besseren – Ort wird.

Markieren in Apple Mail

Das Tagging in Apple Mail wird als Flagging bezeichnet. Anders als in Outlook beschränkt man sich auf die vorhandenen sieben Flags, sodass kein Weg daran vorbeigeht: Apple hat hier nicht sehr gut abgeschnitten. Zu ihrer Verteidigung drängen sie jedoch auf Smart Folders. Obwohl diese nicht so einfach oder schnell wie Tags sind, gibt es ist ein System, mit dem Sie Ihre E-Mails gruppieren können. Wir haben abgedeckte Smart-Ordner , und wir wissen, dass sie funktionieren, aber von den drei E-Mail-Anwendungen, die wir hier behandeln, ist Apple Mail am wenigsten für eine einzelne Archivierungsmethode geeignet.

VERBUNDEN: Der beste Weg, Ihre E-Mails zu organisieren: Archivieren Sie sie einfach

Lass uns suchen

Egal, ob Sie einen E-Mail-Client (wie Microsoft Outlook oder Apple Mail), eine Weboberfläche (wie Gmail oder Yahoo! Mail) oder eine E-Mail-App auf Ihrem Telefon verwenden, die Suche ist Ihr Freund. Meistens reicht ein Name oder Tag (oder eine Kombination aus beiden) aus, um das Gesuchte zu finden. Sie können beispielsweise Joe BBQ durchsuchen, um die E-Mail von Joe über das Barbecue zu finden, die er nächste Woche veranstaltet, oder Project Alpha, um alle mit Project Alpha markierten E-Mails zu finden. Aber es gibt viele fortschrittliche – und einfache – Suchtechniken, die Ihnen helfen, diese E-Mails etwas tiefer in dem Haufen ähnlicher Ergebnisse zu finden.

Verwenden der Outlook-Suche

Die Suchfunktionen von Outlook waren früher etwas lückenhaft, aber diese Zeiten sind vorbei. Jetzt ist die Suche im Outlook-Client, in der Weboberfläche oder in der mobilen App blitzschnell und genau. Der Client enthält jedoch die leistungsstärksten Suchtools, sodass Sie hier genau richtig sind, wenn Sie eine besonders verfeinerte oder komplexe Suchanfrage haben.

Das Suchfeld befindet sich über dem E-Mail-Hauptfenster und ist immer verfügbar.

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Das Outlook-Suchfeld

Wir haben abgedeckt So ändern Sie die Suchorte aus dem aktuellen Ordner in andere Bereiche von Outlook vor. Sie können auch schnell Nachrichten finden, die sich auf den aktuellen Absender beziehen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht in Ihrem Posteingang klicken, Zugehörige suchen und dann Nachrichten in dieser Unterhaltung oder Nachrichten vom Absender auswählen.

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Google Sheets erhalten das aktuelle Datum

Outlook findet alle früheren E-Mails in der Konversation oder vom Absender und zeigt sie an.

Wenn Sie regelmäßig dieselbe Suche durchführen, können Sie benutzerdefinierte dynamische Suchordner um bei jedem Öffnen dieselbe Suche durchzuführen. Diese sind besonders nützlich, um neue E-Mails mit bestimmten Schlüsselwörtern oder bestimmten Eigenschaften wie Größe, Anhängen oder Kategorien zu finden.

Um eine komplexere Suche durchzuführen, können Sie die Option Erweiterte Suche verwenden. Dies befindet sich auf der Registerkarte Suchen, die nur angezeigt wird, wenn Sie in das Suchfeld klicken. Klicken Sie auf der Registerkarte Suchen auf Suchtools > Erweiterte Suche.

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Dadurch wird das Bedienfeld „Erweiterte Suche“ geöffnet, in dem Sie beliebig viele Suchkriterien auswählen können.

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datum in google tabellen einfügen

Verwenden Sie die Registerkarten Weitere Optionen und Erweitert, um auf zusätzliche Kriterien zuzugreifen. Die Optionen für die erweiterte Suche sind außergewöhnlich umfangreich und verwenden Eigenschaften, von denen Sie mit ziemlicher Sicherheit nicht wussten, dass sie existieren. Sehen Sie sich hier beispielsweise Erweitert > Alle E-Mail-Felder an, aus denen Sie auswählen können.

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Sie können die erweiterte Suche verwenden, um jede E-Mail aus Ihrem Archiv abzurufen, und dies auch bei komplexen Abfragen ziemlich schnell.

Beachten Sie, dass Outlook standardmäßig nur die E-Mails der letzten 12 Monate synchronisiert, wenn Sie ein Microsoft-E-Mail-Konto verwenden. Sie können jedoch ändere das um alle Ihre E-Mails aufzunehmen, wenn Sie möchten.

Verwenden der Google Mail-Suche

Es überrascht nicht, dass die Suche von Gmail sowohl in der Weboberfläche als auch in der mobilen App schnell und genau ist. Es gibt eine Menge Schlüsselwörter, nach denen Sie suchen können, z. B. von, bis, neuer_als, älter_als, Label und so weiter. Anstatt dass Sie sich all dies merken müssen, bietet die Weboberfläche einen Dropdown-Filter, der wir haben ausführlich behandelt Vor.

Auf Mobilgeräten können Sie Ihren Suchbegriff auf die gleiche Weise in das Suchfeld eingeben, aber zum Zeitpunkt des Schreibens ist die Filter-Dropdown-Liste nicht verfügbar. Sie können weiterhin zu gmail.com gehen und dort Ihre E-Mails öffnen, wenn Sie unterwegs eine erweiterte Suche benötigen. Es gibt eine vollständige Liste von Gmail-Suchoperatoren , die alle sowohl in der Weboberfläche als auch in der mobilen App funktionieren. Wenn Sie diese beherrschen, werden Sie in kürzester Zeit ein Gmail-Chef.

Verwenden der Apple Mail-Suche

Apple Mail verfügt nicht über dieselbe erweiterte Suche wie Outlook, hat jedoch einen wesentlichen Vorteil: Sie können mit Spotlight nach E-Mails suchen. Wenn Sie ein Spotlight-Benutzer sind (und du solltest sein ), können Sie von dort aus direkt nach E-Mails suchen. Du kannst auch Smart Mailboxen einrichten , die ein bisschen wie die dynamischen Suchordner von Outlook sind.

Zwischen dem Markieren und Suchen sollten Sie die meisten Nachrichten in jeder E-Mail-App ziemlich schnell finden können. Outlook hat wahrscheinlich das effektivste Tagging, da es jedes Element abdeckt, nicht nur E-Mails, und die Suche von Gmail ist unübertroffen. Apple Mail kann nicht unbedingt mit beiden konkurrieren, aber obwohl das Tagging nicht großartig ist, sind die Suche und die automatische Filterung ziemlich gut.

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