So speichern Sie E-Mails (und andere Elemente) als Dateien in Microsoft Outlook
Sie können Ihre Outlook-E-Mails, -Kontakte und -Termine als einzelne Dateien speichern. Wenn Sie diese Elemente speichern, können Sie später schneller und einfacher darauf zugreifen. Es ist eine bequeme Möglichkeit, bestimmte Nachrichten zu sichern, zu teilen oder einfach zugänglich zu machen.
So speichern Sie eine E-Mail-Nachricht als Datei
Sehen wir uns zunächst an, wie Sie Nachrichten als Dateien in Outlook speichern. Dies kann nützlich sein, wenn Sie eine Sicherungskopie der E-Mail auf Ihrem Computer erstellen möchten (oder auf einen anderen Computer kopieren möchten) oder wenn Sie die Nachricht später als Vorlage für zukünftige Nachrichten verwenden möchten.
Öffnen Sie zunächst die Nachricht, die Sie speichern möchten. Klicken Sie im E-Mail-Fenster im Menüband auf das Menü Datei.
Wählen Sie den Befehl Speichern unter.
Navigieren Sie im Menü Speichern unter zu dem Speicherort, an dem Sie die Datei speichern möchten, und geben Sie dann einen Namen für die Datei ein. Standardmäßig benennt Outlook es mit der Betreffzeile der Nachricht, aber Sie können dies beliebig ändern.
Sie können eine Nachricht auch in verschiedenen Dateitypen speichern, indem Sie das Dropdown-Menü Save As Type verwenden. Der Standardwert ist das Outlook-Nachrichtenformat. Wenn Sie dies auswählen, können Sie einfach auf die Datei doppelklicken, um sie erneut in Outlook zu öffnen. Es gibt jedoch noch ein paar andere Optionen, aus denen Sie wählen können:
- iCalendar-Format: iCalendar ist ein weiterer Kalenderstandard, mit dem Sie Kalenderinformationen an verschiedene Kalender-Apps übertragen können.
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Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Und Ihre Nachricht wird jetzt als Datei gespeichert.
So speichern Sie eine E-Mail-Nachricht als PDF
Sie können Ihre E-Mail auch als PDF mit dem in Microsoft Office integrierten PDF-Drucker speichern. Das Speichern als PDF ist eine großartige Möglichkeit, eine Sicherungskopie einer Nachricht zu speichern, die Sie mit der richtigen Formatierung lesen können.
AnzeigeKlicken Sie im Nachrichtenfenster im Menüband auf das Menü Datei.
Klicken Sie auf den Befehl Drucken.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Drucker und wählen Sie dann die Option Microsoft Print to PDF.
Beachten Sie, dass die Optionen hier möglicherweise unterschiedlich sein können, wenn auf Ihrem Computer eine andere App zum Erstellen von PDFs installiert ist (oder wenn Sie macOS verwenden). Wenn Sie beispielsweise Adobe installiert haben, sehen Sie wahrscheinlich eine Adobe PDF-Option. Das wird genauso gut funktionieren.
Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Drucken.
Wählen Sie im sich öffnenden Fenster PDF speichern unter aus, wo Ihre PDF-Datei gespeichert werden soll, geben Sie einen Dateinamen ein und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern.
Sie haben Ihre E-Mail nun als PDF gespeichert.
Und beachten Sie, dass derselbe Trick beim Speichern jedes Elements in Outlook (Kontakte, Termine usw.) als PDF genau gleich funktioniert, da Sie nur in eine PDF-Rendering-Engine drucken.
So speichern Sie einen Kontakt als Datei
Sie können Kontakte auch mit Outlook als Dateien speichern. Es funktioniert fast genauso wie das Speichern von Nachrichten und kann nützlich sein, um einzelne Kontakte zu sichern oder sie auf einen neuen Computer zu verschieben. Kontakte werden auch als Vcard-Dateien (CVF) gespeichert – ein Format, das von vielen anderen Apps verwendet wird, die mit Kontakten arbeiten. Dies macht es auch einfach, einen Kontakt an eine andere App zu übertragen oder die Informationen eines Kontakts an eine andere Person zu senden, damit diese sie in jede beliebige App importieren kann, die sie verwenden.
AnzeigeKlicken Sie im Kontaktfenster im Hauptmenüband auf Datei.
Klicken Sie auf den Befehl Speichern unter.
Navigieren Sie im Fenster Speichern unter zu dem Ort, an dem die Kontaktdatei gespeichert werden soll, und ändern Sie den Namen, wenn Sie möchten.
Genau wie bei Nachrichten können Sie hier aus dem Dropdown-Menü 'Speichern unter Typ' einige verschiedene Dateiformate auswählen:
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Sie haben Ihren Kontakt nun als Datei gespeichert.
So speichern Sie einen Termin (oder Ihren gesamten Kalender) als Datei
Und genau wie bei anderen Outlook-Elementen können Sie Ihre Termine auch als Dateien speichern. Es ist zwar nicht annähernd so nützlich, gespeicherte Kopien einzelner Termine zu sichern, Outlook unterstützt jedoch den vCalendar-Standard, d. h. Sie können einen Termin speichern, an eine andere Person senden und diese dann in eine andere unterstützte App importieren.
Öffnen Sie den Termin, den Sie speichern möchten. Klicken Sie im Terminfenster im Menüband auf das Menü Datei.
Klicken Sie auf den Befehl Speichern unter.
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Navigieren Sie zu dem Ort, an dem Sie die Termindatei speichern möchten, und geben Sie ihr einen Namen.
Genau wie bei Nachrichten und Kontakten können Sie hier aus dem Dropdown-Menü 'Speichern unter Typ' einige verschiedene Dateiformate auswählen:
Wählen Sie aus, ob Sie einen einzelnen Termin oder Ihren gesamten Kalender speichern möchten. Wenn Sie Ihren gesamten Kalender speichern, werden alle Daten in Ihrem aktuellen Outlook-Kalender gespeichert.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Und Sie haben Ihren Termin oder Kalender nun erfolgreich gespeichert.
WEITER LESENHayley Milliman ist eine ehemalige Lehrerin von Teach for America, die nun Lehrplanentwicklerin und Autorin wurde. In den letzten fünf Jahren hat sie Hunderte von Artikeln über alles geschrieben, von Microsoft Office über Bildung bis hin zu Geschichte. Sie ist Mitautorin des Buches.
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