So speichern Sie E-Mails (und andere Elemente) als Dateien in Microsoft Outlook



Sie können Ihre Outlook-E-Mails, -Kontakte und -Termine als einzelne Dateien speichern. Wenn Sie diese Elemente speichern, können Sie später schneller und einfacher darauf zugreifen. Es ist eine bequeme Möglichkeit, bestimmte Nachrichten zu sichern, zu teilen oder einfach zugänglich zu machen.

So speichern Sie eine E-Mail-Nachricht als Datei

Sehen wir uns zunächst an, wie Sie Nachrichten als Dateien in Outlook speichern. Dies kann nützlich sein, wenn Sie eine Sicherungskopie der E-Mail auf Ihrem Computer erstellen möchten (oder auf einen anderen Computer kopieren möchten) oder wenn Sie die Nachricht später als Vorlage für zukünftige Nachrichten verwenden möchten.





Öffnen Sie zunächst die Nachricht, die Sie speichern möchten. Klicken Sie im E-Mail-Fenster im Menüband auf das Menü Datei.



Wählen Sie den Befehl Speichern unter.

Navigieren Sie im Menü Speichern unter zu dem Speicherort, an dem Sie die Datei speichern möchten, und geben Sie dann einen Namen für die Datei ein. Standardmäßig benennt Outlook es mit der Betreffzeile der Nachricht, aber Sie können dies beliebig ändern.



Sie können eine Nachricht auch in verschiedenen Dateitypen speichern, indem Sie das Dropdown-Menü Save As Type verwenden. Der Standardwert ist das Outlook-Nachrichtenformat. Wenn Sie dies auswählen, können Sie einfach auf die Datei doppelklicken, um sie erneut in Outlook zu öffnen. Es gibt jedoch noch ein paar andere Optionen, aus denen Sie wählen können:

    Nur Text: Wenn Sie Ihre Nachricht als Nur-Text-Datei speichern, speichern Sie nur die Wörter, keine Formatierungen oder Bilder. Outlook-Vorlage: Wenn Sie Ihre Nachricht als Outlook-Vorlage speichern, können Sie die Formatierung auf zukünftige E-Mails anwenden. Wenn Sie die Datei öffnen, erstellt Outlook eine neue Nachricht mit dem Inhalt der Datei, die Sie dann adressieren und auf den Weg senden können. HTML: Das Speichern Ihrer Nachricht als HTML-Dokument bedeutet, dass Sie Ihre E-Mail speichern, um sie auf einer Webseite anzuzeigen. Sie können die Nachricht in jedem Webbrowser öffnen. MHT: Eine MHT-Datei ist eine Webseiten-Archivdatei. Wie eine HTML-Datei ist sie für die Anzeige in einem Webbrowser konzipiert. Im Gegensatz zu einer MHT-Datei speichert eine HTML-Datei den gesamten Text, Code, Bilder und andere Medien in einer einzigen Datei.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Und Ihre Nachricht wird jetzt als Datei gespeichert.

So speichern Sie eine E-Mail-Nachricht als PDF

Sie können Ihre E-Mail auch als PDF mit dem in Microsoft Office integrierten PDF-Drucker speichern. Das Speichern als PDF ist eine großartige Möglichkeit, eine Sicherungskopie einer Nachricht zu speichern, die Sie mit der richtigen Formatierung lesen können.

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Klicken Sie im Nachrichtenfenster im Menüband auf das Menü Datei.

Klicken Sie auf den Befehl Drucken.

Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Drucker und wählen Sie dann die Option Microsoft Print to PDF.

Beachten Sie, dass die Optionen hier möglicherweise unterschiedlich sein können, wenn auf Ihrem Computer eine andere App zum Erstellen von PDFs installiert ist (oder wenn Sie macOS verwenden). Wenn Sie beispielsweise Adobe installiert haben, sehen Sie wahrscheinlich eine Adobe PDF-Option. Das wird genauso gut funktionieren.

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Drucken.

Wählen Sie im sich öffnenden Fenster PDF speichern unter aus, wo Ihre PDF-Datei gespeichert werden soll, geben Sie einen Dateinamen ein und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern.

Sie haben Ihre E-Mail nun als PDF gespeichert.

Und beachten Sie, dass derselbe Trick beim Speichern jedes Elements in Outlook (Kontakte, Termine usw.) als PDF genau gleich funktioniert, da Sie nur in eine PDF-Rendering-Engine drucken.

So speichern Sie einen Kontakt als Datei

Sie können Kontakte auch mit Outlook als Dateien speichern. Es funktioniert fast genauso wie das Speichern von Nachrichten und kann nützlich sein, um einzelne Kontakte zu sichern oder sie auf einen neuen Computer zu verschieben. Kontakte werden auch als Vcard-Dateien (CVF) gespeichert – ein Format, das von vielen anderen Apps verwendet wird, die mit Kontakten arbeiten. Dies macht es auch einfach, einen Kontakt an eine andere App zu übertragen oder die Informationen eines Kontakts an eine andere Person zu senden, damit diese sie in jede beliebige App importieren kann, die sie verwenden.

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Klicken Sie im Kontaktfenster im Hauptmenüband auf Datei.

Klicken Sie auf den Befehl Speichern unter.

Navigieren Sie im Fenster Speichern unter zu dem Ort, an dem die Kontaktdatei gespeichert werden soll, und ändern Sie den Namen, wenn Sie möchten.

Genau wie bei Nachrichten können Sie hier aus dem Dropdown-Menü 'Speichern unter Typ' einige verschiedene Dateiformate auswählen:

    Nur Text: Wenn Sie Ihren Kontakt als Nur-Text-Datei speichern, speichern Sie nur die Wörter, keine Formatierungen oder Bilder. Rich-text-Format: Wenn Sie Ihren Kontakt als Rich-Text-Datei speichern, können Sie in Ihrer Datei verschiedene Formatierungsarten wie Fett und Kursiv zusammen mit Bildern speichern. Dieses Format kann nützlich sein, wenn Sie ein Bild mit Ihrer Kontaktkarte haben. Outlook-Nachrichtenformat: Wenn Sie Ihren Kontakt im Outlook-Nachrichtenformat speichern, können Sie ihn in Outlook öffnen (auch auf einem anderen Computer) und er funktioniert wie jeder andere Outlook-Kontakt. Aber dann verhält es sich genauso, wenn Sie es im Standard-VCF-Format speichern, daher gibt es hier nicht viel Vorteil.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Sie haben Ihren Kontakt nun als Datei gespeichert.

So speichern Sie einen Termin (oder Ihren gesamten Kalender) als Datei

Und genau wie bei anderen Outlook-Elementen können Sie Ihre Termine auch als Dateien speichern. Es ist zwar nicht annähernd so nützlich, gespeicherte Kopien einzelner Termine zu sichern, Outlook unterstützt jedoch den vCalendar-Standard, d. h. Sie können einen Termin speichern, an eine andere Person senden und diese dann in eine andere unterstützte App importieren.

Öffnen Sie den Termin, den Sie speichern möchten. Klicken Sie im Terminfenster im Menüband auf das Menü Datei.

Klicken Sie auf den Befehl Speichern unter.

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Navigieren Sie zu dem Ort, an dem Sie die Termindatei speichern möchten, und geben Sie ihr einen Namen.

Genau wie bei Nachrichten und Kontakten können Sie hier aus dem Dropdown-Menü 'Speichern unter Typ' einige verschiedene Dateiformate auswählen:

    Nur Text: Wenn Sie Ihren Termin als Nur-Text-Datei speichern, speichern Sie nur die Wörter, keine Formatierungen oder Bilder. Outlook-Vorlage: Wenn Sie Ihren Termin als Outlook-Vorlage speichern, können Sie die Formatierung auf zukünftige Kalender oder Kalendertermine anwenden. Outlook-Nachrichtenformat: Wenn Sie Ihren Termin im Outlook-Nachrichtenformat speichern, können Sie ihn auch auf einem anderen Computer wieder in Outlook öffnen. HTML: Das Speichern Ihrer Nachricht als HTML-Dokument bedeutet, dass Sie Ihren Termin zur Anzeige auf einer Webseite speichern. MHT: Eine MHT-Datei ist eine Webseiten-Archivdatei. Wie eine HTML-Datei ist sie für die Anzeige in einem Webbrowser konzipiert. Im Gegensatz zu einer MHT-Datei speichert eine HTML-Datei den gesamten Text, Code, Bilder und andere Medien in einer einzigen Datei.
  • iCalendar-Format: iCalendar ist ein weiterer Kalenderstandard, mit dem Sie Kalenderinformationen an verschiedene Kalender-Apps übertragen können.

Wählen Sie aus, ob Sie einen einzelnen Termin oder Ihren gesamten Kalender speichern möchten. Wenn Sie Ihren gesamten Kalender speichern, werden alle Daten in Ihrem aktuellen Outlook-Kalender gespeichert.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Und Sie haben Ihren Termin oder Kalender nun erfolgreich gespeichert.

WEITER LESEN Profilfoto zu Hayley Milliman Hayley Milliman
Hayley Milliman ist eine ehemalige Lehrerin von Teach for America, die nun Lehrplanentwicklerin und Autorin wurde. In den letzten fünf Jahren hat sie Hunderte von Artikeln über alles geschrieben, von Microsoft Office über Bildung bis hin zu Geschichte. Sie ist Mitautorin des Buches.
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