Es gibt zwei Möglichkeiten, eine PDF-Datei zu schützen: ein Besitzerkennwort und ein Benutzerkennwort. Wir erklären den jeweiligen Zweck und zeigen Ihnen, wie Sie sie auf Ihre PDF-Dateien anwenden.



Mit dem Besitzer- oder Berechtigungskennwort können Sie Berechtigungen auf eine PDF-Datei anwenden. Wenn Sie beispielsweise das Drucken einer PDF-Datei oder das Extrahieren von Seiten nicht zulassen möchten, können Sie auswählen, was Sie zulassen und nicht zulassen möchten, und ein Besitzerkennwort auf die PDF-Datei anwenden. Das Besitzer-Passwort kann auch als Master-Passwort bezeichnet werden. Dadurch können Sie diese Berechtigungen ändern.

Das Benutzer- oder Öffnen-Passwort ermöglicht es Ihnen, den Benutzer zur Eingabe eines Passworts aufzufordern, um die PDF-Datei anzuzeigen. Wenn sie nicht das richtige Passwort eingeben, wird die PDF-Datei nicht geöffnet.

Es gibt mehrere Online-Dienste zum Schutz von PDF-Dateien, wie z PDFProtect , aber wenn Sie einem vertraulichen Dokument ein Passwort hinzufügen möchten, möchten Sie es wahrscheinlich nicht auf einen Dienst hochladen, den Sie nicht kennen. Daher konzentrieren wir uns in diesem Handbuch auf die beste Offline-Option.

VERBUNDEN: So schützen Sie Dokumente und PDFs mit Microsoft Office mit einem Kennwort

Wir haben behandelt, wie es geht Erstellen Sie eine passwortgeschützte PDF-Datei in Microsoft Word , aber das fügt nur ein Benutzerkennwort hinzu. Es gibt keine Möglichkeit, ein Besitzerkennwort hinzuzufügen. Wir haben einige Nachforschungen angestellt und festgestellt, dass die beste Option zum Offline-Schutz Ihrer PDF-Dateien die kostenlose Office-Suite ist LibreOffice . Wir zeigen Ihnen, wie Sie ein Microsoft Word- oder LibreOffice Writer-Dokument mit einem Passwort schützen und wie Sie aus einem Dokument eine passwortgeschützte PDF-Datei erstellen.

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HINWEIS: In unserem Beispiel verwenden wir eine Word-Datei, aber Sie können dasselbe mit LibreOffice Writer-Dokumenten (.odt-Dateien) tun. Sie können auch PDF-Dateien in LibreOffice öffnen. Sie werden in LibreOffice Draw geöffnet, auch wenn Sie sich in Writer, Calc oder Impress befinden, aber das Verfahren zum Passwortschutz in Draw ist das gleiche wie in den anderen LibreOffice-Programmen und wird im Dokument So konvertieren Sie ein Dokument in ein Passwort beschrieben Abschnitt 'Geschützte PDF-Datei' unten. Sie würden eine ungeschützte PDF-Datei in eine passwortgeschützte konvertieren.

So fügen Sie einem Dokument ein Öffnungs- und Berechtigungskennwort hinzu

Bevor Sie beginnen, LibreOffice herunterladen und installieren Sie es, oder Sie können Lade die portable Version herunter wenn Sie LibreOffice lieber nicht installieren möchten. Öffnen Sie LibreOffice Writer und öffnen Sie dann eine Word-Datei. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil auf der Schaltfläche Speichern in der Symbolleiste und wählen Sie Speichern unter aus dem Dropdown-Menü.

Navigieren Sie im Dialogfeld Speichern unter zu dem Ort, an dem Sie das geschützte Dokument speichern möchten. In unserem Beispiel ersetzen wir das Originaldokument. Wenn Sie das geschützte Dokument als neue Datei speichern möchten, geben Sie im Feld Dateiname einen anderen Namen für die Datei ein. Um das Dokument mit einem Kennwort zu schützen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mit Kennwort speichern. Klicken Sie dann auf Speichern.

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Wenn Sie die Originaldatei ersetzen, wird das Dialogfeld „Speichern bestätigen unter“ angezeigt. Klicken Sie auf Ja, um die Datei zu ersetzen.

Im Dialogfeld Kennwort festlegen können Sie zwei Arten von Kennwörtern angeben, genau wie Benutzer- und Besitzerkennwörter für PDF-Dateien. Um vom Benutzer die Eingabe eines Kennworts zum Anzeigen des Dokuments (wie das Benutzerkennwort) zu verlangen, geben Sie ein Kennwort in das Feld Kennwort zum Öffnen eingeben und Kennwort bestätigen unter Kennwort für Dateiverschlüsselung ein. Wenn Sie das Dokument auch vor Bearbeitung schützen möchten (wie das Besitzerkennwort), klicken Sie in der Mitte des Dialogfelds auf Optionen und geben Sie ein Kennwort in das Feld Kennwort eingeben zum Erlauben der Bearbeitung ein und Kennwort bestätigen unter Kennwort für die Dateifreigabe ein.

HINWEIS: Das Dateifreigabekennwort funktioniert nur für LibreOffice Writer-Dokumente, nicht für Word-Dokumente. Wenn Sie das Dateifreigabekennwort verwenden möchten, speichern Sie Ihr Dokument als .odt-Datei. Dies ist die erste Option in der Dropdown-Liste Dateityp im oben abgebildeten Dialogfeld Speichern unter.

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Wenn Sie ein Kennwort eingeben, um die Bearbeitung zuzulassen, wird das Dokument automatisch im schreibgeschützten Modus geöffnet. Wenn Sie die Datei standardmäßig im schreibgeschützten Modus ohne Kennwort öffnen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Datei schreibgeschützt öffnen und lassen Sie die Kennwortfelder unter Dateifreigabekennwort leer.

OK klicken.

Wenn Sie dem Dokument ein Kennwort zum Öffnen zugewiesen haben, werden Sie beim nächsten Öffnen der Datei aufgefordert, das Kennwort zum Öffnen einzugeben.

Wenn Ihre Datei ein LibreOffice Writer-Dokument (.odt) ist und Sie ihr ein Dateifreigabekennwort zugewiesen haben, wird das Dokument im schreibgeschützten Modus geöffnet. Um das Dokument zu bearbeiten, klicken Sie in der gelben Leiste auf die Schaltfläche Dokument bearbeiten.

Sie werden aufgefordert, das File-Sharing-Passwort einzugeben, um die Datei ändern zu können.

So konvertieren Sie ein Dokument in eine passwortgeschützte PDF-Datei

Sie können auch ein Word-Dokument oder ein LibreOffice-Dokument in eine passwortgeschützte PDF-Datei konvertieren und Benutzer- und Besitzerpasswörter darauf anwenden. Öffnen Sie dazu das Dokument und wählen Sie im Menü Datei die Option Als PDF exportieren.

Klicken Sie im Dialogfeld PDF-Optionen auf die Registerkarte Sicherheit.

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Unter File Encryption and Permission gibt es zunächst Kein offenes Kennwort (Benutzerkennwort) und kein Berechtigungskennwort (Besitzerkennwort). Um diese Kennwörter festzulegen, klicken Sie auf Kennwörter festlegen.

Geben Sie im Dialogfeld Kennwörter festlegen unter Kennwort zum Öffnen festlegen das Benutzerkennwort zweimal ein, das zum Anzeigen der PDF-Datei erforderlich ist. Geben Sie unter Berechtigungskennwort festlegen das Besitzerkennwort ein, das verhindert, dass die PDF-Datei gedruckt, bearbeitet oder Inhalte daraus extrahiert wird. OK klicken.

HINWEIS: Sie müssen nicht beide Passwörter verwenden, aber wir empfehlen Ihnen, dies für mehr Sicherheit zu tun. Eine PDF-Datei mit nur einem der beiden angewendeten Passwörter (beide) ist nicht so sicher wie eine mit beiden angewendeten Passwörtern. Planet PDF erklärt warum zwei Passwörter besser sind als eins beim Sichern von PDF-Dateien .

Sie kehren zum Dialogfeld PDF-Optionen zurück und der Status der von Ihnen festgelegten Kennwörter wird unter der Schaltfläche Kennwörter festlegen angezeigt. Wenn Sie sich entschieden haben, ein Berechtigungs-(Besitzer-)Passwort festzulegen, werden die Optionen auf der rechten Seite des Dialogfelds aktiv. Wenn Sie nicht möchten, dass jemand das Dokument druckt oder Änderungen am Dokument vornimmt, wählen Sie unter Drucken und Änderungen die Option Nicht zulässig aus. Wenn Sie nur die Druckart und die möglichen Änderungen einschränken möchten, wählen Sie eine andere Option unter Drucken und Änderungen. Wenn Sie nicht möchten, dass jemand Inhalte aus Ihrer PDF-Datei kopiert, stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Kopieren von Inhalten aktivieren deaktiviert ist. Aus Gründen der Barrierefreiheit empfiehlt es sich, das Kontrollkästchen Textzugriff für Eingabehilfen aktivieren aktiviert zu lassen. Klicken Sie auf Exportieren.

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Navigieren Sie im Dialogfeld Exportieren zu dem Ordner, in dem Sie die passwortgeschützte PDF-Datei speichern möchten. Geben Sie einen Namen für die Datei in das Feld Dateiname ein und klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie der PDF-Datei ein Öffnungs-(Benutzer-)Passwort zugewiesen haben, werden Sie beim nächsten Öffnen nach diesem Passwort gefragt.

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Rechts neben dem Dateinamen in der Titelleiste wird (GESICHERT) angezeigt, was darauf hinweist, dass es sich um eine verschlüsselte PDF-Datei handelt.

Wenn Sie der PDF-Datei ein Berechtigungskennwort (Besitzerkennwort) zugewiesen und das Drucken nicht zugelassen haben, werden Sie feststellen, dass die Option Drucken ausgegraut ist, wenn Sie auf die Registerkarte Datei klicken.

Die Verfahren zum Hinzufügen von Öffnungs- und Berechtigungskennwörtern zu einem Dokument und zum Konvertieren eines Dokuments in eine kennwortgeschützte PDF-Datei sind auch in LibreOffice Calc, Impress und Draw gleich.

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